为全面规范林草项目档案管理,提升项目全流程规范化水平,切实保障项目合规实施、资金安全使用、档案完整可溯,近日,州林业和草原局组织开展2026年林草项目档案收集、归纳、整理标准化流程专题学习,局机关相关业务科室、项目管理及财务档案工作人员参加培训学习。
本次学习紧扣林草项目管理实际,围绕档案管理重要性、基本原则、分类体系、收集要求、归纳整理、规范归档六大核心内容进行系统讲解。重点强调项目档案在支撑审计督查、防范资金与廉政风险、服务项目决策、留存生态建设成果等方面的关键作用,明确完整性、规范性、时效性、保密性、真实性五大管理原则,要求各环节资料在工作完成后7个工作日内及时归集,涉密文件严格实行专人专管、单独建档。
学习对立项审批、资金管理、采购合同、决策会议、实施支付、验收决算、竣工交付、资产管理八大类档案进行逐项拆解,细化每类档案的收集范围、签章要求、资料链条与审核要点,明确复印件须标注”与原件一致”并加盖公章,支付资料须形成“申请—审核—支付”完整闭环,验收决算、竣工图等关键材料须多方签章、数据真实一致。
同时,对档案归纳整理与归档流程作出刚性要求:一是压实责任,指定专人担任项目档案管理员,各环节负责人为资料移交第一责任人;二是建账管理,建立《项目档案收集台账》,做到应收尽收、逐项登记;三是严格核查,对资料完整性、规范性逐一审核,缺失资料及时补正;四是按期归档,项目竣工验收后3个月内完成全部档案整理组卷与移交归档,特殊项目最长不超过6个月;五是同步电子化,纸质档案统一扫描为PDF格式,与纸质档案一致并存入指定电子档案管理系统,实现数字化管理。
通过此次专题学习,进一步强化了全体参训人员的档案法治意识与规范管理能力,有效解决了以往档案收集不全、分类不清、整理不规范、归档不及时等突出问题。下一步,州林草局将以此次学习为契机,把标准化档案管理贯穿项目立项、实施、验收、管护全过程,建立常态化督导检查机制,持续提升林草项目档案规范化、专业化、信息化水平,为全州林草事业高质量发展提供坚实档案支撑与保障。
审核人:惠月红